Comment stocker ses archives en garde meubles ?

En cas de déménagement temporaire ou en cas d’insuffisance d’espace pour contenir les affaires, les objets, les meubles et les documents importants, il est actuellement courant de recourir aux services de garde meuble. Le garde meuble aide beaucoup les gens qui ont besoin de mettre en sécurité leurs affaires jusqu’à la prochaine utilisation, que ce soit dans quelques semaines, dans quelques mois, voire des années. L’essentiel est de garder indemne ces objets.

Que doit-on savoir à propos des documents à archiver en garde meuble ?

Le garde meuble prend en charge non seulement les meubles ou les cartons lourds et/ou volumineux, mais aussi des documents de tous genres. Lorsque le client va devoir mettre ses documents en box de stockage, la responsabilité ne revient pas à lui seul, quant au système d’archivage et à la protection des affaires qui peuvent se détériorer facilement. Il ne s’agit pas jeter, au sens de classer sans suite, tous les documents qui ne peuvent pas tenir dans un espace chez-soi. Il faut absolument faire un tri.

Le tri est basé sur le type de document, sur la réglementation en vigueur, sur le temps nécessaire pour les conserver, etc. En général, les documents qui s’entassent chez un particulier et possiblement chez un dirigeant d’entreprise sont composés de pièces justificatives d’activité, de documents comptables, de divers registres et livres, de factures et de souches de bons de commande, de divers contrats, de livres fonciers, etc. Il est important de savoir, voire maîtriser, l’utilité de ces documents pour éviter les sanctions et les amendes si une tierce personne l’exige un jour à titre de preuve ou de justificatif. Principalement, il faut connaître la durée légale de conservation pour prévenir l’incapacité de fournir en cas de besoin une information archivée pour prouver un acte, au risque de porter préjudice à l’entreprise ou à soi-même dans un litige avec une tierce personne. A cet effet, il faut bien trier et classer les documents selon leurs types, leur utilité et selon un système d’archivage. En cas de non maîtrise de la gestion de déménagement d’archive, il est indispensable de confier la mission à un garde meuble. Cependant, il faut avoir au moins une notion à propos des documents à archiver.

Les pièces comptables à conserver et les risques

En général, une entreprise utilise 4 types de documents comptables dont il faut conserver pour une durée stipulée par la loi, même si les activités y afférentes sont déjà terminées. En plus des pièces comptables, il y a aussi des documents relatifs aux activités civiles et commerciales, aux activités fiscales et sociales et à la gestion du personnel.

Les documents signés en guise de contrat entre commerciaux, entre un commercial et un non commercial, concernent les documents civils et commerciaux dont le délai de conservation est fixé à 5 ans minimum. S’il s’agit d’un contrat concernant un bien immobilier, la conservation va jusqu’à 30 ans. Quant aux pièces comptables, telles que les factures fournisseurs ou factures clients, les bons de commande, les documents bancaires, elles doivent être maintenues jusqu’à 10 ans à partir de la date de clôture de l’exercice comptable.

Les documents fiscaux sont notamment composés des déclarations d’impôts sur l’entreprise et d’impôts sur le revenu, les déclarations de TVA, les déclarations de taxes sur les salaires, la cotisation foncière des entreprises. Il est à noter que ces documents fiscaux doivent être conservés pendant 3 années minimum suivant le titre le titre de la date d’exigibilité de la taxe. En ce qui concerne les documents relatifs aux déclarations sociales, telles que sécurité sociale ou pôle emploi, etc. le délai de conservation de 3 années est indiqué, mais peut aller jusqu’à 5 années s’il s’agit de déclarations fiscales portant sur les caisses de retraite complémentaires. S’il s’agit d’un document propre aux sociétés commerciales, à savoir les statuts de la société, le traité de fusion, les actes concernant le fonctionnement de la société, les divers registres comme les procès-verbaux d’AG ou de CA, de l’ordre de mouvement, etc. le délai minimum de conservation est de 5 ans. Si l’on ne prend pas soin de vérifier les délais de conservation lors du tri, on risque de jeter les documents sensibles et encore réglementaires en termes de conservation.

Les avantages de stocker ses archives dans un garde meuble

Si une entreprise confie le tri et le système d’archivage au garde meuble, les responsables prennent en charge toutes les modalités nécessaires pour considérer aussi bien le délai de conservation que la sécurité des documents. Les garde-meubles qui opèrent en France essaient de proposer des solutions souples et sécurisées en mettant les clients en confiance totale. Les tarifs sont discutables en rapport avec les critères dûment informés aux clients. C’est le cas, par exemple, de la localisation géographique, du volume des affaires et documents à archiver, de la taille du box mis à disposition, etc.

En tous cas, la solution de stockage et archivage en garde meuble est toujours avantageuse, ne serait-ce que la possibilité d’accéder aux documents tous les jours, même le dimanche et le jour férié. Le client peut exiger les bonnes conditions de conservation, y compris les boîtes à archive, les films de protection et les rubans adhésifs. Le client peut choisir le box qui lui convient, par exemple un box de stockage bien ventilé pour garantir une modalité de conservation parfaite. Sachez aussi que la durée d’occupation du box de stockage peut être illimitée, selon le contrat signé entre les deux parties. Et puis, le client peut demander un box plus spacieux si ses documents deviennent de plus en volumineux. C’est le principe d’espace de stockage évolutif.

Pourquoi choisir le garde meuble pour stocker ses documents ?

S’il faut déménager les archives, la meilleure solution est de trouver un endroit qui peut assurer la sécurité avec souplesse de gestion. En effet, le garde meuble, de par ses expériences, peut aider le client à gérer le délai imparti pour conserver ses documents. Durant le tri, si cette tâche lui est confiée, le garde meuble peut faire d’ores et déjà les classements. Par exemple, en connaissance des règles de la fiscalité, de la comptabilité et de la chambre de commerce, il lui est possible de faire un classement selon le délai, de 3 ans à 6 ans et même plus. Les cartons de classement vont être cochés selon les dates et les délais. Il est toutefois faisable de protéger les documents confidentiels contre les regards indiscrets. Le particulier ou le dirigeant d’entreprise peut garder avec lui ou dans un endroit facilement accessible dans le box les dossiers en cours de traitement.

Le garde-meuble est également une solution au cas où le changement de local ne permet pas une conservation sécurisée des documents importants et confidentiels. Cette solution de stockage peut être nécessaire pendant le transfert au lieu de laisser les documents traîner par-ci par-là. Le garde meuble aide aussi les télétravailleurs en manque d’espace chez eux. Les documents professionnels peuvent être stockés en garde meuble pour gagner plus de place et pour travailler avec sérénité. Plusieurs sont les personnes physiques ou morales qui veulent sauvegarder systématiquement leurs documents et mettent dans le garde meuble les copies régulièrement. C’est une bonne idée qui ne coûte pas très chère mais qui aide à éviter les problèmes d’archivage et de pertes de documents.

Les différents types d’archives à stocker dans un garde-meuble

A noter qu’un garde-meuble est différent d’un box en self stockage. Un box en self stockage peut être de petit volume, à partir de 2m², tandis que le garde-meuble est traditionnellement dans un conteneur en bois ou un conteneur maritime de 20 à 40 pieds. Dans un box de self stockage, même plus volumineux, le client peut y accéder à tout moment, il peut y déposer des affaires et retirer selon ses besoins, il peut changer de box durant le contrat de location. Tandis que le garde-meuble présente un contrat qui stipule que le conteneur scellé n’est pas accessible qu’au terme de la location. C’est vraiment une exception si l’entreprise qui stocke des objets dans un garde-meuble peut s’y rendre comme bon lui semble. Et l’archivage bénéficie de cette exception car, la gestion des archives doit se conformer à la législation en vigueur, comprenant la possibilité de conservation durable des documents et la possibilité de consultation à tout moment.

Pour les entreprises, en général, elles utilisent différents types de documents comptables. La loi stipule que ces documents doivent être conservés et archivés, bien que les activités y afférentes sont achevées. Il faut les conserver pendant 10 ans à partir de la date de clôture comptable. Il y a aussi des documents liés aux activités civiles et commerciales qu’il faut archiver dans un garde meuble bien sécurisé. Il ne faut non plus détruire avant la date prescrite les documents relatifs aux activités fiscales, aux activités sociales et à la gestion du personnel.

Quant aux documents relatifs aux activités commerciales, le délai de conservation est fixé à 5 ans minimum. Les documents relatifs à la fiscalité, y compris les déclarations d’impôts, les déclarations de TVA, de taxes, de cotisation foncière des entreprises, le délai de conservation est de 3 années minimum. Il faut prévoir un contrat de location de garde-meuble selon les délais requis par type de document.

Les critères pour choisir le garde-meuble pour stocker ses archives

Entreprise, il importe de bien garder vos archives, et ce, aussi bien financier qu’administratif. C’est non seulement pratique pour la gestion, mais c’est aussi une obligation légale. Désormais, vous pouvez stocker vos documents dans un garde-meuble pour économiser de la place dans vos locaux. Encore faut-il bien choisir votre box. Voici quelques critères sur lesquels s’attarder pour ce faire.

0 humidité
Les documents papier détestent l’humidité. Il est donc important de vérifier ce point quand vous choisissez votre garde-meuble. Le cas échéant, vous risquez de détruire toutes les archives de votre entreprise. Ce qui peut compliquer les audits et la gestion de l’entreprise par la suite. Afin de vous assurer avoir un box hermétique, on peut vous conseiller entre autres les caves de stockage. Néanmoins, les prestations de ces dernières peuvent vous couter plus cher qu’un box classique.

Alarme incendie de qualité
Pour la sécurité de vos documents, pensez également à vérifier le respect de règles de sécurité incendie dans les établissements. Vous ne serez jamais à l’abri d’un incident. Et la meilleure assurance du monde ne pourra pas couvrir les pertes de vos documents officiels et vos archives. Une alarme incendie permettra d’intervenir rapidement sur les feux et de protéger vos documents.

Un maximum de sécurité
Le niveau de sécurité ne s’arrête pas seulement à la protection contre les incendies. Il vous faudra un garde-meuble qui sera à même de garantir l’inviolabilité de votre box et donc la confidentialité de vos archives. Caméra de surveillance, vigile et bien d’autres : toutes les mesures doivent être prises pour minimiser le plus possible les risques de cambriolage. Quitte à payer plus cher la location de votre box, autant le faire pour une prestation plus haut de gamme dans ce domaine. Vous pouvez ainsi être certain de bien préserver ces documents qui sont importants pour le bon fonctionnement de votre entreprise.